Black Eagle Taekwon-do Ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste
Laatimispäivä:  28.03.2018

1. Rekisterinpitäjä Black Eagle Taekwon-do Ry
2. Y-tunnus: 2459878-0
3. Yhteystiedot: Parkanonkatu 29, 33720 Tampere / www.blackeagletkd.com / blackeagletkd@gmail.com
4. Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt ja yhteystiedot
5. Thierry Meyour (blackeagletkd@gmail.com, +358 44 9227447)
6. Sanna Rantasaari (betkdsihteeri@gmail.com)
7. Maria Rikkonen (betkd.maria@gmail.com)
8. Rekisterin nimi
   Black Eagle Taekwon-do Ry:n Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri
9. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
   Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Black Eagle Taekwon-do Ry:n oikeutettuun etuun eli
   yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on: 
10. ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
11. jäsenasioiden hoito, kuten
    • tiedottaminen
    • yhteydenpito
    • palkitseminen
    • kilpailutoiminta
    • jäsenmaksujen hallinta
    • kurinpidolliset toimet 

• harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen ja niistä tiedottaminen
• seuran toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (mukaanlukien seuran johtaja/omistaja, sihteeri, kisavastaava,
valmentajat, tiedottajat) osalta Black Eagle Taekwon-do Ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.
Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Black Eagle Taekwon-do Ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Black Eagle Taekwon-do Ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

1. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä: 
2. Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
3. Alaikäisen jäsenen osalta 
   • tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen 
   • alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) 

• Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten
  • jäsennumero
  • jäsentyyppi (esim. harrastaja, valmentaja)
  • jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot 
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
• Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot (Hetu, syntymäaika taikka esim. kilpailukohtaiset vaadittavat tiedot kuten harrastajan pituus, paino tai mahdolliset allergiatiedot)

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä: 
- Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) 
- Laskuihin liittyvät tiedot 
- Valokuva 
- Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:
- nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

1. Säännönmukaiset tietolähteet
   Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä (henkilön hyväksyessä henkilötietojensa käsittelyn koskevan ehdotuksen) tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Black Eagle Taekwon-do Ry:lle.
2. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
   Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
   Huom. Tietoja voidaan kuitenkin olla velvoitettu luovuttamaan viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

1. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika Rekisteritietoja ei säilytetä muussa kuin sähköisessä muodossa. Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa (Esim. harrastaja vai pääkäyttäjä). 

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi. 
Rekisterin käyttö on siihen liittyville henkilöille tarkoin ohjeistettu.
- Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään siihen asti, kun henkilö on toiminnassa mukana. Tiedot poistetaan heti lopettamisen yhteydessä. Jos henkilöllä on velvoitteita yhdistykselle hoitamatta, tietoja säilytetään siihen asti, kunnes velvoitteet on hoidettu.
- Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään siihen asti, kun henkilö on toiminnassa mukana. Tiedot poistetaan heti lopettamisen yhteydessä. Jos henkilöllä on velvoitteita yhdistykselle hoitamatta, tietoja säilytetään siihen asti, kunnes velvoitteet on hoidettu.
- Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.
- HUOM. Harrastajilla oikeus pyytää tietojensa poistoa Black Eagle Taekwon-do Ry:n rekisteristä (Esim.
paikkakunnalta muuton myötä). Tietoja säilytetään ainoastaan jos niille on olemassa jokin laillinen peruste
säilyttämiseen (Esim. kilpailijoiden vahingoittuminen kilpailuissa, vakuutusyhtiöiden vaatimus säilyttää tietoja n. 3 vuotta)

myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja
vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.
myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

1. Rekisteröidyn oikeudet Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista. 
2. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat Black Eagle Taekwon-do Ry:n henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle/ yhteyshenkilöille.  Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Linkki Black Eagle Taekwon-do Ry:n laatimaan tietosuojaselosteeseen löytyy seuraavissa käyttöyhteyksissä
3. Rekisteröitymislomake - uuden jäsenen rekisteröityessä seuran myClub-jäsenpalveluun
4. Jäsensivuston alatunniste - jäsenen käyttäessä seuran myClub-jäsenpalvelua- Sähköpostin alatunniste - jäsenen saadessa sähköpostia seuran myClub-jäsenpalvelusta HUOM: Jos Black Eagle Taekwon-do Ry:n edustaja lataa tai lisää käsin henkilötietoja jäsenpalveluun (Esim. henkilön liittyessä mukaan seuran toimintaan), toimittamme henkilötietojen käsittelyn kohteille (rekisteröidyille) tietosuojaselosteen tutustuttavaksi.